Documents professionnels et commerciaux néerlandais nécessaires à l’étranger

Pour être utilisé à l’étranger, un document professionnel ou commercial néerlandais doit être légalisé au moyen d’un tampon ou d’une vignette autocollante.

Attention: il existe une différence entre documents professionnels et documents commerciaux, ce qui se traduit par des procédures de légalisation distinctes.

Qu’est-ce que la légalisation ?

La légalisation est une formalité permettant l’usage d’un document à l’étranger. Elle atteste que le document a été délivré par l’instance compétente.

Comment faire légaliser un document?

Si vous devez présenter un document professionnel ou commercial néerlandais à l’étranger, ce document doit généralement être légalisé par plusieurs instances néerlandaises. L’instance compétente diffère selon :

  • le type de document
  • le régime de légalisation en vigueur entre les Pays-Bas et le pays destinataire.

Étape 1 - Déterminer le type de document

Documents professionnels

Les documents professionnels doivent être légalisés en premier lieu par la Chambre de commerce néerlandaise (Kamer van Koophandel, KvK) auprès de laquelle l’entreprise concernée est enregistrée.

N.B.: si vous êtes en possession d’un extrait émis et signé par la Chambre de commerce néerlandaise, il n’est pas nécessaire de le faire légaliser par cette dernière. Passez directement à l’étape 2.

Exemples de documents professionnels:

  • autorisation d’utilisation d’un véhicule de leasing à l’étranger
    NB : si vous utilisez le véhicule d’un tiers pour vous rendre à l’étranger, cette personne doit rédiger une déclaration attestant qu’elle vous y autorise. Il est conseillé d’établir ce document en version bilingue, c’est-à-dire en néerlandais et dans la langue du pays dans lequel le véhicule sera utilisé. À défaut, la déclaration doit être traduite par un traducteur assermenté. Si celui-ci n’est pas assermenté aux Pays-Bas, vous devez aussi faire légaliser la traduction. La signature de la personne qui vous prête son véhicule doit ensuite être légalisée auprès de la commune où elle réside. Passez à l’étape 2.
  • contrat de travail
  • extrait de la Chambre de commerce

Passez à l’étape 2.

Documents commerciaux

Les documents commerciaux doivent également être légalisés en premier lieu par la Chambre de commerce néerlandaise auprès de laquelle l’entreprise concernée est enregistrée.

Exemples de documents commerciaux:

  • documents d’entreprise comme les statuts et les rapports d’analyse
  • documents d’exportation, connaissements et certificats d’origine

La convention Apostille (ce site est en anglais) ne s’applique pas aux documents commerciaux. La légalisation des documents commerciaux se fait en trois étapes :

  1. Légalisation par la Chambre de commerce néerlandaise
  2. Légalisation par le Centre de services consulaires (voir étape 2B)
  3. Légalisation par l’ambassade ou le consulat étranger aux Pays-Bas (voir étape 3)

Étape 2 – Régime de légalisation entre les deux pays

Votre document peut nécessiter une apostille, selon que le pays destinataire est partie ou non à la convention Apostille. Aux Pays-Bas, seuls les tribunaux peuvent émettre des apostilles.

Consultez la liste des pays signataires de la convention Apostille.

A. Le pays destinataire figure sur la liste

Présentez-vous avec votre document professionnel au tribunal afin qu’il y appose une apostille. Trouver le tribunal le plus proche (ce site est en néerlandais).

Votre document peut maintenant être utilisé à l’étranger.

B. Le pays destinataire ne figure pas sur la liste

Le document doit être légalisé par le Centre de services consulaires (CDC) de La Haye.

Passez à l’étape 3.

Étape 3 – Légalisation par l’ambassade ou le consulat du pays destinataire aux Pays-Bas

Faites légaliser votre document par le pays destinataire. La représentation du pays destinataire aux Pays-Bas (en anglais) peut vous renseigner sur la marche à suivre.